Compliance

W bezpośrednim tłumaczeniu „Compliance” oznacza zgodność z literą prawa. Działania zgodnego z prawem oczekuje się od każdego pracownika, a zasady etyki i odpowiedzialność za postępowanie względem współpracowników, klientów czy partnerów biznesowych obowiązują wszystkich w tym samym stopniu.

Funkcja Compliance w GK PGE

System zarządzania zgodnością (Compliance) w Grupie Kapitałowej PGE obejmuje rozwiązania, odnoszące się do wszystkich pracowników Grupy Kapitałowej PGE, w tym także do kadry zarządzającej i kierowniczej; ma także obejmować wszelkie podmioty skupione w Grupie Kapitałowej.

Głównym celem funkcji Compliance w GK PGE jest wsparcie realizacji Strategii Grupy Kapitałowej GK PGE jako najbardziej efektywnej i elastycznej grupy energetycznej w Polsce oraz minimalizacja ryzyk niezgodności, które mogą skutkować poniesieniem kar, sankcji, czy utratą reputacji w wyniku niedostosowania do przepisów i norm, usankcjonowanych prawnie lub będących najlepszymi praktykami w obszarze.

Aby skutecznie realizować opisane wyżej cele główne, Grupa PGE:

• Buduje kulturę organizacyjną w oparciu o zasadę przestrzegania prawa i zasad etycznych oraz zasad zrównoważonego biznesu, czemu w szczególności służą takie regulacje wewnętrzne jak Kodeks etyki, Kodeks postępowania dla partnerów biznesowych oraz Polityka antykorupcyjna.
• Wdraża przejrzyste i transparentne procesy, zapewniające możliwość identyfikowania, wyjaśniania i niezwłocznego usuwania naruszeń zasad.
• Prowadzi edukację i komunikację zagadnień związanych z przestrzeganiem prawa i regulacji wewnętrznych w zakresie Compliance oraz postawy uczciwości.

Organizacja funkcji Compliance w PGE

Rada Nadzorcza PGE S.A.

Rada Nadzorcza PGE S.A. nadzoruje i monitoruje system zarządzania Compliance GK PGE, ocenia skuteczność systemu i funkcji Compliance, w oparciu m.in. o okresowe sprawozdania. Zadanie bieżącego nadzorowania monitorowania systemu Compliance należy do Komitetu Audytu Rady Nadzorczej.

Zarząd PGE S.A.

W ramach systemu Kontroli Wewnętrznej Zarząd PGE S.A. wdraża i utrzymuje skuteczny system zarządzania Compliance, obok funkcji zarządzania ryzykiem oraz funkcji audytu wewnętrznego, wdraża odpowiednie i skuteczne rozwiązania, zapewniające, że pracownicy i kadra kierownicza GK PGE będą prowadzić działania biznesowe w sposób uczciwy, etyczny, spójny i zgodny z obowiązkami prawnymi i regulacyjnymi oraz z przyjętymi regulacjami wewnętrznymi GK PGE. Zarząd PGE S.A. w szczególności kieruje realizacją procesu zarządzania Compliance w całej Grupie oraz zapewnia zasoby do skutecznej realizacji procesu, zapewnia komórce organizacyjnej właściwej ds. Compliance odpowiedni dostęp do informacji i danych, niezbędnych do realizacji jej zadań, wyznacza główne kierunki zarządzania Compliance. Zarząd przedstawia Radzie Nadzorczej (w tym Komitetowi Audytu) stosowne informacje i raporty dotyczące funkcjonowania systemu zarządzania Compliance w GK PGE.

Departament Compliance w PGE S.A.

Komórka organizacyjna PGE S.A. realizująca funkcję Compliance w GK PGE, której Dyrektor raportuje do członka zarządu PGE S.A.

Struktura Compliance w Liniach Biznesowych, Segmentach GK PGE i pozostałych spółkach GK PGE

Funkcja Compliance realizowana jest w Liniach Biznesowych oraz Segmentach Biznesowych za pomocą wyznaczonych Koordynatorów Compliance.

Wykonanie Programu Compliance na rok 2017

W ramach Programu Compliance w 2017 roku wykonano w GK PGE m.in. następujące zadania:

Rozwinięcie systemu zgłaszania nieprawidłowości bądź podejrzeń nieprawidłowości oraz postępowania ze zgłoszeniami

W roku 2017 prowadzono działania nakierowane na promowanie i rozwijanie systemu zgłaszania nieprawidłowości. Departament Compliance badał wszelkie  zgłoszenia dotyczące możliwych nieprawidłowości. Zgłaszane sprawy były badane, w uzasadnionych przypadkach prowadzono postępowania wyjaśniające i naprawcze. W powyższym zakresie prowadzona jest bardzo ścisła współpraca z Departamentem Bezpieczeństwa i Departamentem Audytu. Istotnym elementem wzmacniającym funkcjonowanie systemu zgłaszania nieprawidłowości było przyjęcie w listopadzie 2017 roku uzgodnionej z Koordynatorami ds. Compliance w Spółkach „Procedury Ogólnej – Zgłaszanie i postępowanie ze Zgłoszeniami Incydentów niezgodności w GK PGE oraz ochrona Sygnalistów”. Procedura doprecyzowuje zasady przyjmowania zgłoszeń, ich klasyfikacji, raportowania oraz wskazuje wytyczne do prowadzenia postępowań wyjaśniających oraz działań naprawczych.

Przeciwdziałanie korupcji

W uzupełnieniu obowiązujących w GK PGE regulacji wewnętrznych, 13 października 2017 przyjęta została uchwałą Zarządu PGE S.A. „Polityka Antykorupcyjna Grupy Kapitałowej PGE”. Polityka dotyczy zasad przeciwdziałania korupcji, unikania konfliktu interesów w Grupie Kapitałowej, wręczania i otrzymywania upominków biznesowych oraz wprowadza podział odpowiedzialności i  narzędzia zarządzania przeciwdziałaniem korupcji takie jak: cykliczna analiza ryzyka korupcji, edukacja antykorupcyjna, monitorowanie oraz opis procesów. W ramach działań wdrażających zapisy Polityki Antykorupcyjnej omawiane były na dedykowanej konferencji, w której udział wzięły Zarządy wszystkich Spółek GK PGE, kadra zarządzająca PGE S.A. oraz koordynatorzy ds. Compliance.

W korporacyjnym intranecie stworzyliśmy specjalną zakładkę dla pracowników dedykowaną działaniom antykorupcyjnym, wyjaśniając najważniejsze postanowienia procedury i przepisów prawa, przybliżając tematykę upominków biznesowych, rejestru korzyści czy konfliktu interesów. Informujemy również o sposobach informowania o nieuczciwych czy korupcyjnych  zachowaniach zaobserwowanych w spółkach Grupy PGE. W GK PGE podchodzimy do tego tematu bardzo poważnie i chronimy Sygnalistę, czyli osobę zgłaszającą w dobrej wierze nadużycie, nieuczciwe działania czy łamanie prawa, poprzez zapewnienie poufności danych osobowych Sygnalisty czy zabezpieczenie praw Sygnalistów przed jakimkolwiek działaniem o charakterze odwetowym bądź oskarżeniem wzajemnym, wynikającym z ich zgłoszeń.

W 2017 roku, wszystkie 21 spółek Grupy PGE, w których działały struktury compliance, zostały poddane analizie pod kątem ryzyka związanego z korupcją.

W ramach szczegółowych działań realizowane były również programy obszarowe takie jak:

• Postawa szacunku w GK PGE - celem programu było opracowanie spójnych rozwiązań w GK PGE w zakresie zapobiegania dyskryminacji, mobbingowi, molestowaniu i innym nagannym zachowaniom.
• Bezpieczeństwo informacji firmowych GK PGE – m.in. wdrożono „Procedurę klasyfikacji informacji w PGE S.A.”.
• Bezpieczeństwo i Higiena Pracy - wdrożenie rozwiązań wzmacniających wewnętrzny nadzór nad procesami BHP oraz wspierających rozwój bezpiecznych warunków pracy w GK PGE.
• Zakupy - wdrożenie rozwiązań wzmacniających wewnętrzny nadzór nad procesem zakupów w GK PGE.

Monitorowanie zmian w prawie

W roku 2017 wykonano w GK PGE identyfikację aktów prawnych, w wyniku której zidentyfikowano około 1000 regulacji prawa powszechnego oraz regulacji wewnętrznych dotyczących obszaru compliance.

Ryzyka Compliance

Departament Compliance wspólnie z Departamentem Ryzyka dokonał analizy procesu identyfikacji i oceny ryzyk w GK PGE w zakresie Compliance oraz analizy skuteczności stosowanych narzędzi.
W wyniku analizy ustalono wspólne podejście i sposób postępowania dot. opracowania kart ryzyk i profili ryzyk. Ustalono też, że Karty Ryzyk Compliance używane do oceny ryzyka w Liniach Biznesowych będą przez Departament Compliance stosowane do oceny ryzyka w pozostałych spółkach GK PGE objętych systemem zarządzania zgodnością (compliance). W roku 2017 po raz pierwszy dokonano oceny ryzyk compliance w tych spółkach.

Procesy wewnętrzne Compliance

Spółki Grupy PGE otrzymały wytyczne Departamentu Compliance dotyczące umocowania pozycji Koordynator ds. Compliance w Segmencie Biznesowym oraz dotyczące rozwiązań organizacyjnych.